Jumat

6 Kesalahan Karyawan Saat Mengirim E-mail

Dalam dunia kerja, mengirim surat eletronik (e-mail) bisa menjadi rutinitas sehari-hari. Sayangnya, banyak juga orang yang mengeluhkan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dari e-mail yang diterima.

Bukan lagi permasalahan etika e-mail seperti yang dibahas di sini, namun aspek lainnya yang membuat orang tidak nyaman. Asumsikanlah surat yang Anda kirim seperti status twitter atau facebook yang bisa dibaca sejuta orang di dunia. Bisa dibayangkan bagaimana efeknya terhadap reputasi diri.

Pencitraan diri maupun isi surat bisa berkembang menjadi hal yang positif hingga negatif. layaknya facebook dan twitter, kekecewaan orang akan sesuatu kini seperti tiada batas. Secepat menekan tombol 'retweet' maupun 'forward', sebuah pembahasan akan cepat beredar. Hal ini sama efeknya dengan surat elektronik (e-mail). Dikutip dari situs Prdaily, ada beberapa hal yang bisa menyelamatkan Anda dari perbincangan buruk lewat e-mail:

1. 'Reply All'
Seringkali seseorang terburu-buru atau terlalu fokus mengerjakan sesuatu sampai salah menekan tombol 'reply all'. Reply all berarti membalas surat kepada semua pihak yang dicantumkan oleh pengirim surat. Solusinya, sebelum menekan tombol 'send', luangkan waktu sekitar 10 detik untuk melihat kembali siapa saja daftar penerima surat yang Anda tulis. Hal ini berguna untuk menghindari penerima surat yang tidak memiliki kepentingan.

Contoh kasus, seorang perekrut kerja mengajak 10 orang pelamar untuk hadir menghadiri wawancara kerja yang diadakan dalam jangka waktu tertentu. Anda termasuk di antaranya. Saat membalasnya, Anda menekan tombol 'reply all', alhasil ke-9 pelamar lainnya akan tahu isi surat Anda, mulai dari kapan Anda akan datang dan segala pertanyaan yang bersifat personal yang ditujukan kepada sang perekrut.

2. 'Auto-Fill'
Salah satu fasilitas memiliki akun e-mail adalah Anda memiliki buku telpon yang bisa diakses kapanpun hanya dengan mengetikkan alfabet di boks penerima surat. Pastikan Anda mengetikkan nama yang benar, bukan sekedar mengandalkan fasilitas auto-fill yang mengisikan nama penerima surat berdasarkan kemiripan alfabet.

3. Lelucon
Untuk alasan apapun, jangan pernah berusaha memasukkan unsur humor ke dalam korespondensi yang sifatnya bisnis. Hal ini boleh dilakukan jika Anda mengirim surat kepada seseorang yang bisa dipercaya dan tidak akan meneruskan surat Anda kepada pihak lain. Pastikan isi surat tetap formal, sopan, tertata dengan baik maksud dan tujuannya.

4. Mudah Emosi
Banyak e-mail yang bisa membuat seseorang emosi seketika dan mengirimkan balasan yang tak kalah emosional. Daripada merusak reputasi Anda, setelah menerima e-mail semacam itu, segera tinggalkan komputer sejenak dan luangkan waktu untuk menenangkan diri. Bisa juga mengobrol dengan rekan kerja yang bisa dipercaya. Setelah diri terasa tenang, kembali periksa isi surat tersebut. Emosi yang stabil akan membuat Anda membalas surat tersebut dengan isi yang hormat, dan menghindarkan diri dari kesalahpahaman.

5. Mempermalukan Diri
Mintalah teman atau rekan kerja yang bisa dipercaya untuk membaca kembali isi surat Anda sebelum dikirimkan. Ada kecenderungan dimana seorang yang menulis e-mail sendiri, ketika membaca ulang suratnya akan merasa segala sesuatunya baik-baik saja, baik dari aspek ejaan hingga susunan kalimat. Tidak ada salahnya untuk mencegah hal-hal yang bisa mempermalukan diri di kemudian hari.

6. Spiral Turun
Istilah ini lebih dikenal dengan 'downward spiral', dimana seseorang merasa tidak nyaman atau depresi yang terus-menerus dan makin bertambah akan sesuatu hal. Dalam korespondensi, seringkali maksud dan tujuan yang diuntai lewat kata-kata justru membuyarkan maksud aslinya dan menjadi melenceng. Ketimbang memperdebatkan sesuatu hal lewat e-mail dan berkutat dengan kalimat, hentikan korespondensi dan langsung hubungi orang tersebut via telpon atau tatap muka dalam sebuah pertemuan.


EmoticonEmoticon