Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan suratmenjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi.Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yangdipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:
a.Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
b.Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
c.Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
d.Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
e.Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
f.Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkaitdengan isi surat.
1. Pengaturan Bagian-Bagian Surat
Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian suratatau unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat.Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut:
a).Kepala surat atau kop surat
b).Nomor surat
c).Nama kota, tanggal, bulan dan tahun surat
d).Lampiran
e).Hal atau perihal
f).Alamat dalam atau alamat yang dituju
g).Salam pebuka
h).Isi surat
i).Salam penutup
j).Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat
k).Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan
l).Penanggung jawab surat dan
m).Cap atau stempel perusahaan atau instansi
Penulisan Bagian-bagian surata.
Kepala Surat Atau Kop Surat
Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kopsurat. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama danalamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat.Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiriatas:
1)Nama kantor, perusahaan atau organisasi
2)Alamat atau nama jalan dan nomor gedung
3)Nomor telepon
4)Nomor telex, faximile bila ada
5)Nama dan alamat kawat atau bila ada
6)Nama dan alamat kantor cabang bila ada
7)Nama bankir
8)Macam usahanya
9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan
10)Lambang atau logo
Penulisan kepala surat ada yang sederhana yang terdiri atas nama perusahaan danalamat serta nomor telepon, yang demikian biasanya perusahaan yang kecil-kecil.Tetapi bila perusahaan tersebut besar dan sudah terkenal maka penulisan pada kepalasurat hampir memuat seluruh bagian-bagian dan yang telah diuraikan di atas tadi.Untuk jelasnya lihat gambar atau bagan surat yang sederhana dan yang lengkap di bawah ini.
Pembukaan Surat
1)Penulisan Tanggal, Bulan, Dan Tahun Surat
Pada surat resmi niaga atau resmi kedinasan, sebenarnya penulisan tanggal tidak perlu didahului dengan penulisan kota, sebab nama kota atau tempat tersebut telahtercantum pada kepala surat. Nama kota atau tempat dapat ditulis:
- 1)Bila surat pribadi atau surat keluarga karena tidak mempunyai kepala surat
- 2)Bila surat ditulis pada kertas polos atau yang tidak memakai kepala surat.
- 3)Bila perusahaan selain mempunyai kantor pusat, juga mempunyai kantor cabang dan tertulis pada kepala surat, maka untuk surat yang demikiansebaiknya ditulis nama kota yang mengirimkan surat, apakah surat tersebutdari kantor pusat atau dari kantor cabang.Cara penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap.
Contoh:
Bandung, 10Agustus 2003.
bila ditulis nama kotanya maka nama kota harus memakaikoma.
Contoh Badung, 10 Agustus 2003.
Hal-hal yang perlu diperhatikandalam penulisan tanggal adalah:
- Bulan tidak boleh ditulis dengan angka, contoh 10-8-2003.
- Tanggal atau bulan tidak boleh ditulis dengan angka-angka Romawi,contoh: X-VIII-2003.4)Tanggal tidak boleh ditulis dengan cara ditumpuk, contoh: 10/8-2003.5)Tahun surat tidak boleh disingkat, contoh: 10 Agustus 2003
Cara penulisan nomor surat
Setiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor Verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengankepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut.
Contoh:
- 130/PST/V/03.Ini berati 130 = nomor yang keseratus tiga puluh dari surat tersebutPST = jenis atau sifat surat adalah surat pesanan TekstilV = bulan yang kelima atau Mei03 = tahun 2003 surat dibuat. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor suratmerupakan kode yang berguna untuk:1)Untuk memudahkan pengaturannya sebagai arsip.2)Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.3)Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.4)Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan ataumengklasifikasi surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk penyimapanan.5)Untuk mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode(bulan maupun tahun)
Cara penulisan lampiran surat
Lampiran surat adalah sesuatu atau dokumen-dokumen yang disertai kedalamsurat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yangdisertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan kaitannya terhadap isi surat pada umpamanya:
- Untuk surat penawaran dilampirkan brosur, daftar harga
- Untuk surat perkenalan dilampirkan photo copy izin usaha, neraca perusahaan, surat dan relasi, dan sebagainya
Cara Penulisan Perihal atau Hal
Pada setiap surat resmi, apakah itu surat dinas pemerintah maupun itu surat-suratniaga, baiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dari surat, yang disebut
Perihal atau Hal.
Jadi perihal itu merupakan:
- Intisari surat
- Poko-pokok penting isi surat
- Maksud dan tujuan surat secara singkat.
Alamat Dalam
Penulisan alamat pada surat ada dua macam yaitu sebagai berikut:
a)Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat yang penulisannyadisesuaikan dengan bentuk surat.
b)Penulisan alamat di dalam kertas surat itu sendiri, inilah yang dinamakanalamat dalam.Kegunana alamat dalam adalah:
a.Alamat penunjuk langsung sebagai si penerima.
b.Petunjuk bagi petugas kearsipan, sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat.
c.Dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.
Contoh:
(Kepada)
Yang terhormat
Kepala Kantor Departemen Tenaga Kerja
Jalan Prapat 52
JAKARTA
Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat pribadi maupun surat niaga memang sangat pentinguntuk dicantumkan karena merupakan:
a)Tanda hormat dari pengirim kepada penerima.
b)Tanda penghargaan dari pengirim kepada penerima, danc)Tanda kasih sayang dari pengirim kepada penerima.
Isi Surat Atau Batang Tubuh Surat
Isi surat disebut juga batang tubuh surat terdiri atas tiga bagian, yaitu alinea pembuka,isi surat yang sesungguhnya dan alinea penutup.
Alinea pembuka
Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya,maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan.
Isi surat yang sesungguhnya
Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan, diminta,dinyatakan kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah paham maka isisurat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengertimaksud dan keinginan pengirim. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilahyang kurang biasa dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut, baik ituistilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah dalam bahasa asing.Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopansantun, sehingga pembaca tidak tersinggung.
Alinea penutup
Pada suatu surat, baik surat niaga maupun pribadi, alinea penutup merupakan:
a)Kesimpulan dari isi surat
b)Kunci dari isi surat
c)Penegasan dari isi surat
d)Tanda pembicaraan telah selesai.
Penutup
1) Salam Penutup
Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi:a)Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima. b)Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima.c)Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima.
Seperti halnya salam pembuka, salam penutuppun dipengaruhi oleh tradisi agamadan adat.
Contoh:
- Hormat kami
- Salam sejahtera
- Wassalamu’alaikum
- Sembah sujud
- Salam takzim
